Laat me beginnen met iets wat een leverancier zelden zegt: u kunt dit zelf. CheckMK heeft een gratis open source-editie, de documentatie is uitstekend, en een technisch aangelegde medewerker krijgt in een weekend een werkende opzet. Als iemand u vertelt dat monitoring te complex is voor gewone stervelingen, verkoopt die persoon angst. De echte vraag is een andere: is dit waar de tijd van uw mensen naartoe moet?

Wat “zelf doen” werkelijk kost

De installatie is het goedkope deel. Wat volgt, is minder zichtbaar en aanzienlijk groter.

De afstelling. Een verse monitoringomgeving alarmeert over alles of over niets. De weken nadien gaan naar het leren van wat normaal is: die ene server die elke nacht piekt, die schijf die al jaren op 85% staat en dat prima vindt, dat certificaat van een dienst die niemand nog gebruikt. Wie die fase overslaat, eindigt met een systeem dat lawaai maakt tot iedereen het negeert. Dan hebt u wel monitoring, maar geen bewaking.

Het onderhoud. Updates van het platform, nieuwe systemen toevoegen, oude verwijderen, meldingsregels bijstellen wanneer de omgeving verandert. Geen enkel item is groot, maar samen vormen ze een stille achtergrondtaak die blijft.

De continuïteit. Dit is de kost die iedereen onderschat. De collega die het systeem opzette, kent het. Wat gebeurt er als die persoon vertrekt, ziek wordt of gewoon drie weken op vakantie is precies wanneer het misgaat? Bij een KMO is monitoring-kennis bijna altijd één-persoons-kennis, en dat is op zichzelf een risico dat geen enkel dashboard toont.

Wat uitbesteden werkelijk kost

Uitbesteden heeft een factuur, en die is zichtbaar en maandelijks. Daartegenover staat wat erin zit: de opzet én de afstelling door iemand die het vak doet, doorlopend onderhoud, meldingen die bij de juiste persoon terechtkomen, en de maandrapporten die u in klantendossiers en vragenlijsten kunt gebruiken. Plus het minder tastbare: het is iemands beroep om naar uw omgeving te kijken, in plaats van iemands taak-erbij.

Eerlijkheidshalve ook de keerzijde: u bouwt de kennis niet zelf op, en u hebt een externe partij in uw omgeving. Dat laatste hoort bespreekbaar te zijn, inclusief wat die partij wél en niet kan zien.

Waar het kantelpunt ligt

De afweging is redelijk voorspelbaar. Hebt u een medewerker met affiniteit, tijd én een collega die het kan overnemen, dan is zelf doen verdedigbaar en leerzaam. Ontbreekt één van die drie, en dat is bij bedrijven tot pakweg vijftig mensen bijna altijd zo, dan is uitbesteden goedkoper zodra u de verborgen uren eerlijk meetelt. De rekensom wordt nog duidelijker zodra klanten of verzekeraars om aantoonbare bewaking beginnen te vragen: dan telt niet alleen dat het draait, maar ook dat het gedocumenteerd en vol te houden is.

Een derde weg

Het hoeft overigens geen alles-of-niets te zijn. Een opzet waarbij ik de omgeving bouw en afstel, en uw eigen mensen ze daarna beheren met mij als vangnet, komt in de praktijk vaak als beste uit de bus: de kennis landt intern, de continuïteit is gedekt.

Twijfelt u welk model bij uw situatie past? Plan een vrijblijvend gesprek. Als zelf doen voor u de juiste keuze is, zeg ik u dat ook gewoon.